Além das questões práticas como avaliar a necessidade de investir em melhorias na infraestrutura, implementação de processos e aumentar a performance operacional da empresa, é importante saber qual é a melhor forma de contratar um Projeto e implantação de tecnologia e inovação para tornar a empresa mais competitiva no mercado em que atua, levando em consideração outros fatores que também podem impactar nos números e resultados da empresa.
Esse material tem o objetivo de esclarecer pontos sensíveis e facilitar a tomada de decisão dos gestores levando em consideração não só as demandas de projetos, mas também o impacto desses projetos nos resultados da empresa.
Introdução
Antes de falarmos mais sobre as opções de contratação e o impacto gerado por essa contratação, temos que entender alguns conceitos importantes na gestão e administração das empresas e também alguns conceitos contábeis importantes nesse contexto.
Quando falamos em resultados das empresas significa dizer que existem critérios contábeis que serão utilizados como referência na apresentação desses resultados de forma criteriosa e organizada.
Alguns nomes e conceitos contábeis importantes na apresentação dos resultados das empresas serão abordados daqui em diante para um melhor entendimento sobre o impacto gerado pelos investimentos de uma empresa e por consequência na apresentação dos seus resultados.
Você gerente de projetos ou gestor de TI, deve estar se perguntando o que isso tem a ver com adquirir ou alugar um sistema, tema base desse artigo.
– Após uma análise cuidadosa, chegamos à conclusão de que a resposta para essa pergunta é tudo.
Sim, cabe ao gerente de projetos entender e apresentar aos tomadores de decisão, como a implantação de um projeto necessário para melhorar a eficiência operacional e competitiva, vai impactar nas outras áreas da empresa, como a financeira e contábil por exemplo.
Algumas das atribuições dos gestores e gerentes de projetos são bem conhecidas e fazem parte do dia a dia dos profissionais sendo executadas de modo automático, mas para uma melhor performance profissional e melhor entrega de resultados, esse profissional precisa cada vez mais ser multidisciplinar, ou seja, não basta ser um excelente profissional ou um ótimo gestor se questões sensíveis ao negócio como um todo acabam passando despercebidas.
A questão contábil por si só já representa uma parte de extrema importância no mundo corporativo, pois é dessa forma que as empresas são avaliadas no mercado podendo ter sucesso ou não quando o assunto é a captação de recursos, para citar um exemplo.
É muito importante conhecer esse contexto financeiro e contábil em que as empresas estão inseridas pois além de uma carga tributária enorme, uma das mais altas do mundo, também temos as mais altas taxas de juros, o que por muitas vezes inviabiliza a implantação de projetos.
Conceitos importantes para Apresentação de Resultados para empresas
Para começar vamos listar aqui alguns termos que não são tão comuns para quem não é da área administrativa, mas que são vitais para a saúde financeira das empresas.
Lucro Líquido
Este é o resultado final de todas as operações de uma empresa, incluindo todas as despesas operacionais, custos de produção, despesas administrativas, impostos e juros pagos sobre a dívida.
É o valor que realmente “sobra” para a empresa depois de todas as obrigações serem atendidas. É um indicador-chave da rentabilidade da empresa e um dos principais números observados pelos investidores.
Margem Bruta e Margem Líquida
A margem bruta é a diferença entre as vendas totais e o custo dos bens vendidos, dividida pelas vendas totais. A margem líquida é o lucro líquido dividido pelas vendas totais.
Ambos são indicadores da eficiência da empresa em gerar lucro a partir de suas vendas. Quanto maior a margem, mais eficiente é a empresa.
Retorno sobre o Capital Próprio (ROE)
Este é um indicador da eficiência da empresa em gerar lucro a partir do capital investido pelos acionistas.
É calculado dividindo-se o lucro líquido pelo patrimônio líquido. Quanto maior o ROE, mais eficiente é a empresa em usar o dinheiro dos acionistas para gerar lucros.
Índice de Liquidez Corrente
Este é um indicador da capacidade da empresa de pagar suas obrigações de curto prazo. É calculado dividindo-se o ativo circulante pelo passivo circulante.
Um índice de liquidez corrente maior que 1 indica que a empresa tem ativos suficientes para cobrir suas obrigações de curto prazo.
Índice de Endividamento
Este é um indicador do nível de dívida da empresa em relação ao seu patrimônio líquido. É calculado dividindo-se o total de dívidas pelo patrimônio líquido.
Quanto maior o índice de endividamento, maior é a alavancagem financeira da empresa, o que pode aumentar o risco para os investidores.
Índice de Cobertura de Juros
Este é um indicador da capacidade da empresa de pagar os juros sobre sua dívida. É calculado dividindo-se o lucro antes de juros e impostos (EBIT) pelos juros pagos.
Quanto maior o índice de cobertura de juros, mais capaz a empresa é de cumprir suas obrigações de juros.
EBITDA
EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation, and Amortization) é um indicativo financeiro que representa o lucro de uma empresa antes de juros, impostos, depreciação e amortização.
Ele é usado para analisar e comparar a lucratividade entre empresas e indústrias, pois elimina os efeitos dos pagamentos de juros dos contratos de financiamento e dados contabeis como depreciação e amortização.
Com esse indicativo é possível avaliar quanto a empresa ou indústria consegue gerar com a sua atividade principal, não considerando empréstimos e impostos.
O EBITDA é um indicador financeiro crucial que reflete a capacidade da empresa de gerar caixa. Ele oferece uma visão transparente da realidade financeira da empresa, permitindo avaliar se ela está aprimorando sua competitividade e eficiência ano após ano.
Em caso de captação de recursos e alavancagem financeira para a implementação de tecnologia ou para aumentar a performance da empresa no mercado, a avaliação positiva desses índices por parte das instituições financeiras é fundamental para o sucesso da operação de crédito.
Análise de Riscos e Viabilidade
Além dos indicadores financeiros, também seria útil incluir uma análise SWOT (Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças) ferramenta amplamente utilizada no ambiente corporativo para o planejamento estratégico.
- Forças (Strengths): Representam as vantagens internas da empresa em relação aos concorrentes. Isso pode incluir a qualidade do produto, bom atendimento ao cliente, solidez financeira e outros fatores positivos.
- Fraquezas (Weaknesses): São as desvantagens internas da empresa em relação aos concorrentes. Exemplos incluem altos custos de produção, má imagem, instalações inadequadas e marca fraca.
- Oportunidades (Opportunities): Referem-se aos aspectos externos positivos que podem potencializar a vantagem competitiva da empresa. Isso pode envolver mudanças nos gostos dos clientes, falência de concorrentes e outras oportunidades.
- Ameaças (Threats): Representam os aspectos externos negativos que podem colocar em risco a vantagem competitiva da empresa. Isso pode incluir novos competidores, perda de funcionários-chave e outros desafios externos.
A análise SWOT é uma ferramenta valiosa para avaliar o ambiente interno e externo da empresa, permitindo tomar decisões informadas e desenvolver estratégias eficazes. Ela foi criada pelo norte-americano Albert Humphrey nas décadas de 1960 e 1970, usando dados das maiores empresas americanas.
Essa técnica ajuda a posicionar a empresa no cenário atual e a planejar seu futuro e corrigir possíveis falhas operacionais que coloquem em risco a competitividade da empresa no mercado.
Outra questão importante a ser levada em consideração é a depreciação dos bens adquiridos como câmeras, computadores, impressoras e demais equipamentos de tecnologia, pois a desvalorização desses equipamentos vai impactar nos resultados e no balanço patrimonial da empresa.
A depreciação é mais um conceito contábil e não representa um fluxo de caixa real. É uma maneira de reconhecer que os ativos tangíveis da empresa perdem valor ao longo do tempo devido ao uso, desgaste ou obsolescência.
Investir em Tecnologia ou Contratar como Serviço?
O que os gestores e gerentes de projetos precisam saber antes de tomar a melhor decisão para implantação de projetos em sua empresa?
Modelo “As a Service”
“Pay as a Service” ou pagar como serviço é um modelo de negócio em que uma solução tecnológica é oferecida não como um produto, mas como um serviço, que pode ser acessado pela internet.
O cliente paga apenas pelo uso da solução, sem precisar adquirir licenças, instalar programas ou manter uma infraestrutura própria, sendo essa última uma questão mais sensível a ser analisada no momento da implantação.
Esse modelo traz vantagens como redução de custos, flexibilidade, escalabilidade e atualização constante.
Nos últimos anos, o conceito de implantação de projetos tem se transformado, especialmente quando se trata de infraestrutura e equipamentos.
O modelo “as a service” é uma tendência crescente no mercado de tecnologia, pois permite que as empresas se concentrem em seu core business, sem se preocupar com questões técnicas, operacionais ou financeiras relacionadas à aquisição de equipamentos de tecnologia.
Além disso, o modelo “as a service” favorece a inovação, a colaboração e a transformação digital dos negócios.
É cada vez mais comum as empresas optarem por pagar por determinados serviços sejam eles quais forem, ao invés de fazer grandes investimentos, pois além do custo inicial para implantação, ainda tem a desvalorização e desatualização dos sistemas, tendo em vista que é muito difícil acompanhar o ritmo de evolução das tecnologias.
Ainda existe uma certa resistência do mercado para a locação de equipamentos e nossa intenção com esse artigo é demonstrar os pontos positivos que devem ser levados em consideração antes de executar um projeto que muitas vezes ficou algum tempo parado por falta de recursos e poderia ter sido executado sem maiores investimentos iniciais.
O que começou apenas com a oferta de softwares como Adobe ou serviços de streaming como Netflix, hoje é disponibilizado para equipamentos em geral como servidores, impressoras, câmeras e até veículos.
As montadoras já oferecem os seus veículos para locação e ao invés do cliente adquirir o carro na concessionária, ele apenas faz um contrato de locação daquele veículo por um prazo determinado, e depois pode simplesmente renovar o contrato ou alugar outro modelo, pagando apenas pelo uso, nesse caso a desvalorização do veículo não afeta o cliente, o que hoje é um grande problema pois um veículo seminovo perde no mínimo 25% do valor pago já no primeiro ano de uso, sem falar que o mercado de usados não segue regras definidas e vc pode perder até mais que isso dependendo da urgência da negociação.
Nesse cenário podemos traçar um paralelo para exemplificar como a locação de sistemas pode ser interessante para as empresas tirarem da gaveta aqueles projetos tão importantes que foram deixados de lado por falta de recursos.
Contratar a execução de Projetos para a Implantação de Tecnologia como Serviço é uma tarefa que exige dos gestores um entendimento sobre questões fiscais, contábeis e de resultados da empresa tendo conhecimento sobre a desvalorização de bens adquiridos e sobre os custos de manutenção.
Benefícios do Modelo “As a Service”
Para ajudar a entender melhor os benefícios do “As a Service” vamos listar alguns pontos sensíveis a serem analisados para que os gestores possam fazer a escolha mais assertiva na hora de contratar a execução de um projeto.
1 – Redução do investimento inicial: Ao contrário do que acontece quando a empresa adquire uma solução ou sistema e paga por sua implantação o que resulta em um investimento inicial importante, contratar como serviço (As a Service) possibilita que esse sistema seja implantado e pago mensalmente apenas pelo uso, reduzindo drasticamente o investimento e interferindo diretamente nos resultados da empresa no exercício.
É importante lembrar que tanto a aquisição de ativos (CAPEX) quanto as despesas operacionais (OPEX) afetam diretamente os resultados da empresa, pois são contabilizados e deduzidos da receita bruta em momentos diferentes.
2 – Acesso a Tecnologia de Ponta: As empresas que operam no modelo “As a Service” têm acesso a tecnologias avançadas sem a necessidade de um alto investimento.
3 – Ausência de custos de manutenção: Quando um sistema é contratado como serviço, a manutenção e os serviços necessários para manter o sistema funcionando estão inclusos na mensalidade. Isso elimina despesas fixas adicionais de manutenção e garante o bom funcionamento do sistema.
4 – Garantia Total: No modelo “As a Service”, os equipamentos são garantidos durante todo o período do contrato.
5 – Vantagens Fiscais (Redução dos impostos): A contratação de serviços pode oferecer vantagens fiscais, como a eliminação da diferença de ICMS, a eliminação da incidência de substituição tributária (ST) e a obtenção de crédito PIS/COFINS das parcelas.
6 – Elimina as perdas com desvalorização e obsolescência: Quando uma empresa adquire bens duráveis como equipamentos de tecnologia por exemplo, existe uma desvalorização desse bem ao longo do tempo e esses equipamentos vão ficando obsoletos, o que faz com que as empresas precisem fazer a substituição com novos investimentos. Uma boa manutenção preditiva pode reduzir a desvalorização dos equipamentos e reduzir os custos com manutenção corretiva.
7 – Flexibilidade e Escalabilidade: O modelo “As a Service” permite que as empresas ajustem rapidamente seus serviços para atender às mudanças nas demandas do negócio.
A taxa de depreciação anual de equipamentos mais simples que podemos utilizar é a calculada a partir do método de depreciação linear, que nada mais é do que dividir o valor do equipamento pela sua vida útil (normalmente o tempo de garantia do fabricante).
Por exemplo, se um equipamento custa R$ 60.000,00 e considera-se que tem 3 anos de vida útil, significa que a depreciação anual será de R$ 20.000,00 por ano.
Nesse contexto, podemos observar o quanto pode ser vantajoso contratar essa mesma Tecnologia como Serviço, pois como o equipamento não foi comprado e sim apenas pago para usar, a depreciação e desvalorização ficam por conta do prestador de serviços, além da possibilidade de atualização do parque e substituição de tecnologia sempre que necessário apenas fazendo aditivos no contrato original.
Algumas questões importantes precisam ser levadas em consideração quando o gestor ou gerente de projetos precisam tomar uma decisão sobre a forma de contratar os serviços ou adquirir um determinado sistema, ressaltando que não existe certo ou errado e sim que existem opções de contratação, e dependendo do que a empresa busca, adquirir em definitivo o sistema também é uma opção viável.
Aquisição de Tecnologia
A aquisição de tecnologia é uma opção estratégica que muitas empresas consideram, especialmente quando dispõem de recursos financeiros suficientes e acreditam que o investimento proporcionará um retorno significativo a longo prazo.
Este processo envolve a compra de ativos tecnológicos ou de infraestrutura que a empresa utilizará para melhorar suas operações.
A compra de ativos tecnológicos requer um investimento inicial substancial. Esse desembolso pode ser um desafio para empresas menores ou startups que ainda não possuem um fluxo de caixa estável. Além disso, ao possuir os ativos, a empresa é responsável por toda a manutenção e atualizações necessárias.
Semelhante a veículos, o valor dos ativos tecnológicos pode depreciar rapidamente. Essa depreciação pode ser problemática se a empresa planeja revender os ativos no futuro. A compra de ativos tecnológicos pode não oferecer a mesma flexibilidade que o modelo “as a service”. Se as necessidades da empresa mudarem, ela pode ficar presa a ativos que não são mais adequados.
Adquirir e gerenciar ativos tecnológicos pode desviar tempo e recursos da empresa, afastando o foco do core business. A compra de ativos tecnológicos pode limitar a capacidade da empresa de inovar e se adaptar rapidamente às mudanças tecnológicas.
Portanto, antes de decidir pela compra de ativos tecnológicos, é essencial que gestores e gerentes de projetos considerem cuidadosamente esses fatores. Eles devem avaliar se a compra se alinha à estratégia de longo prazo da empresa e se os benefícios superam os custos e desafios potenciais.
Benefícios da Aquisição de Equipamentos
A aquisição de equipamentos é uma opção que muitas empresas consideram, especialmente quando têm recursos financeiros suficientes e acreditam que o investimento trará um retorno significativo a longo prazo.
Aqui estão alguns aspectos importantes a serem considerados:
Custo Inicial: A aquisição de equipamentos requer um investimento inicial significativo. Isso pode ser um desafio para empresas menores ou startups que ainda não têm um fluxo de caixa estável.
Manutenção e Atualizações: Quando você possui o equipamento, é responsável pela manutenção e atualizações necessárias. Isso pode incluir a contratação de pessoal técnico adicional e a necessidade de atualizar o equipamento à medida que a tecnologia avança.
Desvalorização: Assim como um carro novo, o valor de um equipamento tecnológico pode depreciar rapidamente. Isso pode ser um problema se você planeja revender o equipamento no futuro.
Flexibilidade: A aquisição de equipamentos pode não oferecer a mesma flexibilidade que o modelo “as a service”. Se suas necessidades mudarem, você pode ficar preso com equipamentos que não são mais adequados para o seu negócio.
Foco no Core Business: Ao adquirir equipamentos, a empresa precisa dedicar tempo e recursos para gerenciar esses ativos, o que pode desviar o foco do core business.
Inovação e Transformação Digital: A aquisição de equipamentos pode limitar a capacidade da empresa de inovar e se adaptar rapidamente às mudanças tecnológicas.
Portanto, antes de decidir pela aquisição de equipamentos, é importante que os gestores e gerentes de projetos considerem cuidadosamente esses fatores. Eles devem avaliar se a aquisição de equipamentos se alinha com a estratégia de longo prazo da empresa e se os benefícios superam os custos e desafios potenciais.
Além disso, é crucial considerar o impacto da desvalorização e os custos de manutenção ao calcular o retorno sobre o investimento.
Aspectos Legais e Contratuais
Ao tomar uma decisão entre a aquisição de equipamentos e o modelo “as a service”, é crucial considerar os aspectos legais e contratuais associados a cada opção.
Na aquisição de equipamentos, a empresa se torna a proprietária dos ativos e tem o direito de usá-los como achar melhor, dentro dos limites da lei. No modelo “as a service”, a empresa paga pelo direito de usar o serviço, mas não possui os ativos subjacentes. Isso pode ter implicações legais e contratuais significativas, especialmente em relação à responsabilidade e ao uso adequado dos ativos ou serviços.
No modelo “as a service”, a empresa geralmente entra em um contrato de serviço com o provedor. Este contrato estabelece os termos e condições do serviço, incluindo preço, duração, nível de serviço, responsabilidades do provedor e do cliente, e procedimentos para resolução de disputas. É essencial que a empresa tenha pleno entendimento desses termos antes de firmar o contrato.
Conclusão
Neste guia, abordamos detalhadamente a importância de uma análise abrangente ao considerar a contratação de um projeto de tecnologia e inovação, seja por meio de aquisição de equipamentos ou pelo modelo “As a Service”.
Compreender conceitos contábeis e financeiros é fundamental para gestores de projetos e TI apresentarem propostas eficazes e estratégicas, que não só atendam às necessidades operacionais da empresa, mas também impactem positivamente os seus resultados.
A decisão entre investir em equipamentos ou optar pelo modelo “As a Service” deve ser baseada em uma análise detalhada das necessidades específicas da empresa, dos recursos disponíveis e das estratégias de longo prazo. O modelo “As a Service” oferece vantagens significativas em termos de redução de custos iniciais, flexibilidade e acesso a tecnologias atualizadas, mas deve ser avaliado cuidadosamente considerando o contexto e os objetivos empresariais.
Por fim, a multidisciplinaridade dos gestores, compreendendo tanto aspectos técnicos quanto financeiros e contábeis, é vital para o sucesso da implementação de projetos de tecnologia. Uma abordagem integrada e estratégica pode não só melhorar a eficiência operacional da empresa, mas também fortalecer sua posição competitiva no mercado.
