A solução de Gestão Eletrônica de Documentos Técnicos compreende a estruturação de plataformas para cadastrar, classificar, revisar, aprovar, distribuir e preservar documentos produzidos ao longo de projetos, contratos, obras e operações de engenharia.
Documentos técnicos não são apenas arquivos armazenados em pastas. Eles possuem código, disciplina, tipo, revisão, status, autoria, responsáveis por verificação e aprovação, relações com contratos e entregáveis, histórico de emissão e regras de acesso. Quando esses elementos não são controlados, aumentam os riscos de uso de versões obsoletas, perda de evidências e divergência entre as partes.
A A3A desenvolve e implanta soluções de GED e EDMS orientadas à realidade da engenharia, integrando documentos a projetos, atividades, pendências, ativos e processos de aceite.
Principais capacidades
- Cadastro e codificação padronizada de documentos
- Classificação por projeto, contrato, disciplina, tipo e pacote
- Controle de versão e revisão
- Fluxos de elaboração, verificação, aprovação e emissão
- Status documentais e finalidade de emissão
- Histórico de alterações e trilhas de auditoria
- Controle de acesso por organização, equipe, projeto e papel
- Transmittals, protocolos e registro de distribuição
- Comentários, devoluções e ciclos de correção
- Pesquisa por metadados e conteúdo
- Vinculação com entregáveis, atividades, RFIs e não conformidades
- Geração de listas mestras e relatórios documentais
Documentos que podem ser controlados
- Desenhos, plantas e diagramas
- Memoriais descritivos e de cálculo
- Especificações técnicas
- Listas de materiais e quantitativos
- Relatórios, laudos e pareceres
- Procedimentos, planos e instruções
- Certificados, datasheets e manuais
- Documentos de fornecedores e contratadas
- Registros de inspeção e comissionamento
- Data books, as built e documentação de entrega
Problemas que a solução ajuda a resolver
- Arquivos duplicados e versões conflitantes
- Uso de documentos superados em campo
- Aprovações realizadas sem registro formal
- Dificuldade para identificar o responsável por cada revisão
- Documentos espalhados em e-mails, pastas e serviços distintos
- Ausência de lista mestra confiável
- Perda do histórico de emissão e recebimento
- Dificuldade para montar dossiês de entrega e aceite
Integração com a gestão técnica
O controle documental produz mais valor quando está conectado ao contexto do projeto. Um documento pode estar associado ao escopo contratado, à atividade que o originou, ao marco de entrega, à pendência que exige correção e à evidência usada no aceite.
A solução pode ser implantada como módulo independente, integrada ao ENGiOS ou conectada a repositórios e sistemas existentes por APIs e automações.
Benefícios esperados
- Fonte confiável para documentos vigentes
- Rastreabilidade completa das revisões
- Redução de erros por uso de versões incorretas
- Padronização de códigos, metadados e fluxos
- Maior controle sobre aprovações e distribuição
- Facilidade para auditoria, fiscalização e aceite
- Preservação do histórico técnico do empreendimento
- Preparação mais eficiente de data books e as built
Modelo de contratação
A contratação pode incluir diagnóstico documental, definição da matriz de codificação, desenho dos fluxos, implantação da plataforma, migração de acervo, integração com sistemas, treinamento e operação assistida.
