A solução de Governança Documental e Sistema de Gestão de Documentos estrutura políticas, responsabilidades, requisitos, controles e processos para que documentos e registros sejam produzidos, capturados, mantidos, utilizados e destinados de forma confiável ao longo do tempo.
A abordagem é orientada pelos princípios da ABNT NBR ISO 15489, da série ABNT NBR ISO 23081 e da ABNT NBR ISO 30301. Ela complementa a implantação de GED ou EDMS ao tratar a gestão documental como sistema organizacional, e não apenas como tecnologia.
Elementos da governança documental
- Política de documentos e registros
- Papéis, responsabilidades e autoridades
- Requisitos legais, contratuais e operacionais
- Plano de classificação e taxonomia
- Esquema de metadados
- Regras de acesso e permissões
- Retenção, transferência e destinação
- Monitoramento, auditoria e melhoria contínua
- Capacitação e conscientização
- Integração com processos e sistemas de negócio
Propriedades dos documentos confiáveis
- Autenticidade
- Confiabilidade
- Integridade
- Usabilidade e capacidade de recuperação
- Preservação de contexto, estrutura e proveniência
Entregáveis possíveis
- Diagnóstico documental e mapa de riscos
- Política e manual de governança documental
- Matriz de responsabilidades
- Plano de classificação
- Dicionário e esquema de metadados
- Tabela de temporalidade e regras de destinação
- Procedimentos de captura, acesso, migração e arquivamento
- Plano de implantação do SGDA
- Modelo de auditoria e indicadores
Aplicações
- Empresas de engenharia e projetos
- Departamentos técnicos e de infraestrutura
- Empreendimentos com alta carga documental
- Contratos com exigência de evidências e rastreabilidade
- Organizações em processo de implantação ou revisão de GED
Benefícios esperados
- Maior confiança nos documentos oficiais
- Redução de riscos legais, contratuais e operacionais
- Clareza sobre retenção e responsabilidade
- Melhor suporte a auditorias e decisões
- Preservação da memória técnica e institucional
